Kaum sind die letzten Silvester-Raketen verglüht, geht es schon an die Organisation des neuen Jahres. Auch Deine Mitarbeiter planen vielleicht schon ihren nächsten Urlaub – und bei dieser Eiseskälte sind Krankheitsfälle unausweichlich.

Du möchtest wissen, wie Du solche Abwesenheitszeiten richtig berechnest, bewertest und in das System einträgst? Wir erklären Dir alles, was Du benötigst und geben Dir unseren Geheimtipp mit auf den Weg. Bleib gespannt!

Exkurs: Wie viel Urlaub steht einem Mitarbeiter zu?

Grundsätzlich besitzt jeder Arbeitnehmer Anspruch auf Urlaub – das gilt neben Voll- und Teilzeitbeschäftigten auch für Minijobber sowie Auszubildende. Vereinfacht ausgedrückt hat ein Arbeitnehmer mindestens 4 Wochen Urlaub im Jahr (gesetzlich). Bei einer 5-Tage-Woche sind das 20 Urlaubstage, bei einer 6-Tage-Woche entsprechend 24 Tage.

Bewertung von Abwesenheiten

Alle Arbeitnehmer haben bei Urlaub oder Krankheit den Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Dabei kommt es auf die richtige Berechnung der ihnen zustehenden Stunden und folglich der Entgeltsumme an ­– was von Fall zu Fall ganz schön kniffelig sein kann. Fangen wir mit dem einfachsten Beispiel an.

Feste Abwesenheitszeit

Im klassischen Fall einer festen Arbeitszeit ist das ganz simpel. Teile die zu leistenden Wochenstunden (Sollstunden) durch die Anzahl der Arbeitstage, um die Zeit zu bewerten.

Monika hat ein Wochensoll von 40 Stunden und erhält ein festes Gehalt. Die Stunden leistet sie an 5 Tagen in der Woche. Ihre Abwesenheit wird also mit 8 Stunden pro Tag berechnet.

Dynamische Abwesenheitszeit

Anders ist es bei Thomas: Er wird flexibel eingeteilt und arbeitet mindestens 5 Stunden pro Woche, bei Bedarf jedoch bis zu 20 Stunden. Für eine möglichst durchschnittliche Bewertung betrachten wir den Zeitraum der letzten 13 Wochen, wodurch wöchentliche Schwankungen ausgeglichen werden.

Um die Abwesenheitszeiten von Thomas zu bestimmen, hast Du zwei Optionen:

– Tagesdurchschnitt
– Wochendurchschnitt

Beide Methoden stimmen also darauf ab, dass Dein Mitarbeiter keine feste Stundenanzahl pro Woche hat. Beim Tagesdurchschnitt teilst Du die Arbeitsstunden durch die Anzahl an Arbeitstagen (bezogen auf die letzten 13 Wochen).

Thomas hat an 26 Arbeitstagen insgesamt 162,5 Stunden gearbeitet. Eine Abwesenheit in diesem Zeitraum wird mit 6,25 Stunden bewertet.

Analog teilst Du beim Wochendurchschnitt die Arbeitsstunden der letzten 13 Wochen durch 13, um die durchschnittliche Arbeitszeit pro Woche zu erfahren. Anschließend dividierst Du das Ergebnis durch eine (frei gewählte) Anzahl an Arbeitstagen pro Woche, um die Abwesenheitszeit auf einen Tag zu erhalten.

Thomas hat an 26 Tagen 162,5 Stunden gearbeitet. Durchschnittlich arbeitete er 12,5 Stunden pro Woche. Bei einer 5-Tage-Woche ergibt sich eine Abwesenheitszeit von 2,5 Stunden.

Beachte, dass die Berechnung des Wochendurchschnitts nur erfolgen kann, wenn Dein Mitarbeiter eine feste Anzahl an Arbeitstagen pro Woche hat. Ist der Mitarbeiter noch keine 13 Kalenderwochen eingestellt, kannst Du eine Start-Abwesenheit definieren.

Unsere Empfehlung: So bewertest Du sinnvoll

So viele Möglichkeiten – doch für welchen Typ der Abwesenheitszeiten-Berechnung solltest Du Dich entscheiden? Zum Glück haben wir einen Tipp für Dich:

Wir empfehlen Dir die dynamische Berechnung mit Hilfe des Wochendurchschnitts. Du musst nicht länger alle Urlaubstage anteilig herunterrechnen und anpassen. So erfolgt die Bewertung besonders exakt.

Doch die Umstellung muss zeitnah erfolgen: Wähle jetzt die clevere Methode und erspare Dir damit viel Aufwand und Zeit – und letztlich auch Betriebskosten. Wie genau das funktioniert, kannst Du in unserem Handbuch nachlesen.

Benötigst Du mehr Informationen oder hast Du noch Fragen? Melde Dich einfach bei uns, gerne unterstützen wir Dich und helfen Dir bei den richtigen Systemeinstellungen.